¿Es posible trabajar con personas creativas a distancia?

El trabajo creativo a distancia es un desafío para directores, productores y project managers. En esta publicación vamos a explorar 3 de los principales problemas y las soluciones que te ayudarán a tener las cosas bajo control.

1.- Pérdida de la comunicación cara a cara en el trabajo creativo a distancia

La comunicación cara a cara aporta detalles muy valiosos en la interacción cotidiana, porque permite la transmisión y recepción de un mayor volumen de información en un periodo de tiempo específico. Esto es posible gracias a la comunicación no verbal y a los detalles complementarios que esas señales transmiten en una conversación. La comunicación no verbal nos permite ser más eficientes y completar una mayor cantidad de tareas. Por ejemplo, un estudio publicado en Harvard Business Review  encontró que una solicitud cara a cara es 34 veces más exitosa que un correo electrónico.

Soluciones:

Las videoconferencias se han convertido en la alternativa para la comunicación presencial entre los miembros de equipos de trabajo a distancia. Los líderes deben encender sus propias cámaras y alentar a todos a hacerlo, con el propósito de recibir la mayor cantidad de datos y detalles que son inherentes a la comunicación cara a cara.

Para equipos que trabajan en diferentes zonas horarias o en horarios de trabajo asíncronos, los mensajes de video grabados también son una herramienta poderosa. Los integrantes del equipo pueden acceder al contenido on demand reemplazando los correos electrónicos.

2.- Juntas que son innecesarias

Si bien las juntas permiten que el equipo comparta conocimientos y puntos de vista durante el proceso de toma de decisiones, cuando el único propósito de una reunión es pasar un tiempo cara a cara o “supervisar” el trabajo del equipo, probablemente no valga la pena realizarla. Las reuniones innecesarias son frustrantes y costosas. El tiempo de los colaboradores es el recurso más valioso de una organización; sin embargo, el 71% de los gerentes y coordinadores informan que las reuniones son improductivas e ineficientes, y según el European Journal of Work and Organizational Psychology las reuniones deficientes representan pérdidas anuales para las empresas de 37 mil millones de dólares.

Soluciones:

Los líderes deben limitar la cantidad de reuniones internas asignadas por semana, lo que hace que, cuando se realice una, el tiempo de reunión sea más valioso y mejor aprovechado. Es probable que los asistentes estén más comprometidos, alertas y motivados para usar su valioso tiempo de manera inteligente.

3.- Pérdida del intercambio pasivo de conocimientos

Por último, tenga en cuenta que las reuniones regulares y programadas a menudo hacen que los miembros del equipo esperen hasta la próxima reunión para plantear un problema o una pregunta, a diferencia de un entorno de oficina típico, donde alguien podría pedirle retroalimentación a un colega en el escritorio de al lado.

Olvídate de las reuniones programadas innecesarias y fomenta las conversaciones espontáneas (videollamadas rápidas o video chats) para resolver los problemas a medida que surgen. Durante las horas de trabajo, los miembros del equipo deben encontrar espacios para comunicarse y conversar en tiempo real.

El trabajo remoto generalmente amenaza al intercambio informal de información. A menudo, compartir experiencias durante un break, al preparar café o al escuchar conversaciones con clientes al pasar al lado de la sala de reuniones, permite encontrar nuevos ángulos y enfoques así como generar ideas frescas. Con el trabajo remoto, estas situaciones aleatorias desaparecen.

Soluciones:

Deja de lado la percepción de que las conversaciones informales son tangenciales, no esenciales o no están relacionadas con los objetivos de la organización. Es posible que cada pensamiento e interacción no justifique un mensaje, pero alienta a los miembros del equipo a que incluyan información interesante cuando envíen comunicaciones. Piensa en ello como una posdata  recomendada en correos electrónicos y otros mensajes.

Los equipos también pueden beneficiarse de las reuniones y los chats virtuales sin una agenda o una estructura de conversación formal. Por ejemplo, una sesión de confianza para fortalecer los canales de comunicación y los vínculos de apoyo entre los miembros de tu equipo. Estas conversaciones pueden revelar experiencias e ideas que de otro modo no se hubieran expresado y permiten mantener a los miembros del equipo conectados a nivel personal.

Es muy valioso saber cómo piensan los miembros del equipo y cuáles son sus desafíos. Por ello, facilita las conversaciones informales para abrir ese portal y echar un vistazo al interior.

Si quieres saber más sobre liderazgo y equipos de trabajo da clic en este episodio de Sí Aplica Podcast donde platicamos sobre cómo ser mejor líder y mejorar las condiciones de colaboración en un entorno de trabajo creativo a distancia.

Conclusión

Sin el enfoque correcto, la comunicación de alta calidad en equipos de trabajo creativo remoto puede ser difícil de lograr. Los líderes de la organización deben adoptar un enfoque intencional, dejar de lado el estilo de control y dar pie a la confianza y la formación de equipos abiertos. Con la voluntad de los líderes de reproducir, de la mano de la tecnología, las prácticas finas en la interacción colectiva cotidiana que son subestimadas, es posible recuperar el ingenio y la motivación del formato de colaboración previo al trabajo y desarrollo remoto.

Información basada en el artículo Overcoming Remote Work Challenges de Josh Lowy (@joshlowy), cofundador y CEO de Hugo. Publicado por el MIT (Massachusetts Institute of Technology) a través de MIT Sloan Management Review