Shows y Experiencias Inmersivas:
Cómo evitar sufrimientos y pérdidas: El desarrollo de un presupuesto ganador para una experiencia inmersiva
El presupuesto no es solo una tabla en Excel, el presupuesto nace desde las primeras etapas en la conceptualización de la experiencia, haciendo proyecciones preliminares, versiones internas, proyecciones para cliente hasta las versiones finales que se ajustan con base en la optimización de los sistemas de tecnología y la experiencia de usuario.
El presupuesto para una experiencia inmersiva es el mapa que define cómo se moverán los recursos, el tiempo y el talento en todas las fases del proyecto. Y aquí es donde muchos cometen el error más costoso: subestimar actividades, procesos, imprevistos y gastos hormiga.
Los fabulosos 3
Todo proyecto se compone de 3 elementos principales: alcance, cronograma y presupuesto.
Alcance
Qué incluye o integra nuestro proyecto, nuestra solución y en general nuestros servicios.
Cronograma
En cuánto tiempo se va a realizar, qué implica cada etapa y fase del proyecto.
Presupuesto
Cuanto cuesta realizar el proyecto y qué precio tiene que pagar nuestro cliente.
Un presupuesto para una experiencia inmersiva sólido debe contemplar todas las etapas y fases del proceso, asignar recursos para cada momento y circunstancia.
Cada decisión creativa, técnica o logística impactará directamente en el costo y en los tiempos de producción, así como en la puesta a punto de la experiencia. No se trata solo de lo que pasa el día de la inauguración: la inversión comienza mucho antes y se extiende más allá del evento.
Estos son algunos costos que la mayoría no toma en cuenta
Más allá de los proyectores, las luces, el sonido y la tecnología, hay gastos que son igual de importantes para tengas un presupuesto para una experiencia inmersiva o show sano.
- Costos durante el proceso de pitch o cierre de venta
- Contratación de talento para cubrir roles no previstos al inicio del proyecto
- Creación de maquetas y/o prototipos
- Infraestructura y gastos fijos adicionales en estudio o espacio de trabajo
- Transporte de personas, equipos, fletes y maniobras
- Presentaciones de avances a cliente
- Hospedaje para colaboradores que vienen de otra localidad
- Una oficina o taller para pruebas cerca del venue (puede ahorrar mucho tiempo)
- Agua, café y botanas saludables para el equipo de montaje y puesta a punto
- Ensayos y pruebas técnicas y generales
- Personal extra para los días de montaje y desmontaje
- Capacitación y coordinación de los encargados de la operación diaria en el venue
¿Qué otros gastos o costos se te ocurre añadir a esta lista? Deja tus propuestas en los comentarios.
Puedes ver un video sobre la experiencia inmersiva Entheon por Alex Grey & Allyson Grey en este enlace.
Siempre contempla un colchón
Cualquier proyecto tiene variables que no puedes controlar al 100%. Por eso, es indispensable contemplar entre un 5% y un 15% de imprevistos en el presupuesto, dependiendo de la escala del proyecto y los riesgos identificados en el análisis y evaluación preliminar. Ese margen puede marcar la diferencia entre resolver una emergencia y comprometer la calidad de la experiencia o la utilidad del proyecto.
Durante el proceso de producción e implementación es indispensable la actualización constante para llevar un control dentro del mismo presupuesto interno etiquetando los pagos que hacen uso de ese “colchón” con el objetivo de tomar decisiones que permitan mantener la calidad del proyecto sin tener números rojos así como identificar las áreas y procesos donde se requiere hacer ajustes en presupuestos futuros y en la optimización de procesos que permitan respetar el presupuesto definido de manera inicial.
Conclusión
Planear bien tu presupuesto no solo evita problemas financieros, también asegura que el show o la experiencia inmersiva llegue a su máximo potencial. Recuerda: no es un gasto, es una inversión en creatividad, logística y satisfacción del público.
Si quieres mejorar tu producción y tener un proyecto exitoso te dejo 6 tips para planear una experiencia inmersiva exitosa.
