Planear una experiencia inmersiva va mucho más allá de tener una gran idea: requiere estrategia, planificación y un equipo bien coordinado. Desde el reclutamiento de talento hasta la gestión de permisos y la automatización, cada etapa del proceso cuenta para lograr un resultado memorable y funcional. Minimiza riesgos y construye una base sólida que permita que la creatividad fluya sin caos.
Integra tu equipo de trabajo
Comienza el proyecto de manera ágil dando anticipos a los roles clave. Los freelancers y estudios de alta calidad que te ayudarán a disminuir los riesgos del proyecto normalmente están ocupados durante periodos largos en el año.
Desarrolla procesos que te permitan tener un reclutamiento ágil para lograr un acuerdo de manera temprana con cada uno de ellos.
No todo es un mega proyecto
Evalúa si necesitas una etapa inicial para crear un demo o producto mínimo viable antes de desarrollar el proyecto principal de gran escala.
Especialmente si no tienes demasiada experiencia en proyectos creativos relacionados con tecnología, identifica cuál es la versión de la idea o concepto que quieres desarrollar que puede ser realizable de la manera más ágil y menos costosa posible para hacer pruebas de solución técnica, contenido y sobre todo obtener retroalimentación por parte del tipo de público a la que va dirigida tu experiencia. En ese contexto planear una experiencia inmersiva de manera poco profesional puede ser el mayor de los riesgos.
Qué puedes resolver con tu equipo
Identifica las habilidades que puedes cubrir con tu equipo interno (analiza este punto de manera objetiva, el pensar que puedes hacer de todo es un grave error, no caigas en esa trampa) y las que tendrás que contratar con freelancers o estudios externos para poder planear una experiencia inmersiva correctamente.
Toma en cuenta todos los aspectos que componen un proyecto inmersivo:
- Dirección de proyecto
- Gestión de proyecto
- Investigación
- Conceptualización
- Dirección creativa
- Dirección de arte
- Dirección técnica
- Contenido audiovisual
- Programación
- Planimetría
- Visualizaciones
- Instalación y puesta a punto
- Automatización
- Identidad visual
- Marketing
- Gestión de permisos
- Operatividad
- Mantenimiento
- Etc.
Organiza tu información para planear una experiencia inmersiva
Desarrolla procesos y protocolos de documentación que te permita dar brief a las personas y equipos que se integrarán a tu equipo a lo largo del proyecto de manera clara y ágil.
Almacena y gestiona la información a partir de una estructura principal que se vincule al uso de repositorios, software de gestión de proyectos, plataformas de colaboración y canales de comunicación directa.
Nunca dejes de aprender y mejorar
Planea una sesión posterior a la realización del proyecto para recuperar los aspectos positivos y negativos de las decisiones y procesos relacionados con el proyecto con el objetivo de hacer ajustes y mejorar en el siguiente proyecto.
Es buena idea dividir el proyecto en etapas y hacer sesiones de retroalimentación periódicamente para tener los éxitos y errores frescos en la mente de los colaboradores para poder documentarlos y realizar ajustes o desarrollar nuevos procesos que permitan replicar las cosas buenas y evitar las cosas malas.
No gestiones tu proyecto por WhatsApp
Usa una plataforma robusta que te permita gestionar el proyecto asignando responsables de tareas y entregables con una fecha y hora clara, evita al cien por ciento utilizar canales de comunicación privados o diferentes de la plataforma oficial que determines.
Nosotros usamos ClickUp, esta plataforma nos permite gestionar las tareas, entregables y miembros del equipo de manera ordenada. La clave está en saber cómo filtrar y visualizar la información del proyecto para enfocarse en las tareas más prioritarias con un seguimiento preciso y recuperar tareas menos importantes en los tiempos disponibles de cada uno de los miembros de equipo.
Si quieres más información sobre cómo crear una experiencia inmersiva deja tus preguntas o dudas en los comentarios y crearé más contenido sobre estos temas tan pronto como me sea posible.
Conclusión
- Planea con suficiente anticipación
- Revisa a detalle cada elemento a presupuestar
- Define las etapas en un cronograma
Actualizar constantemente tu plan a través de la herramienta de gestión de proyecto a lo largo de las diferentes etapas del proyecto te permitirá evitar problemas en momentos clave, especialmente en los días cercanos a la apertura o inauguración de tu experiencia.
Si quieres conocer más sobre cómo realizar y planear una experiencia inmersiva te dejo esta publicación de un proyecto de Sila Sveta y Ricardo Villalobos en Rusia.
